Nachhaltigkeitsbericht erstellen nach VSME: der Leitfaden für nicht berichtspflichtige KMU

„Bitte senden Sie uns bis Ende des Quartals Ihren aktuellen Nachhaltigkeitsbericht.” Zwei Zeilen aus dem Einkauf eines Großkunden, kein Ansprechpartner im Verteiler, keine Erklärung, was gemeint ist. Der Mittelständler, der das liest, hat 90 Beschäftigte, fällt unter keine Berichtspflicht und hat so einen Bericht noch nie geschrieben.

So fangen die meisten Erstgespräche zu diesem Thema an. Die Entwarnung vorweg: Sie müssen dafür nicht den CSRD-Apparat nachbauen. Für nicht berichtspflichtige Unternehmen gibt es ein eigenes, deutlich schlankeres Gerüst, den VSME. Und am 3. Juli 2026 hat die EU-Kommission dazu einen delegierten Rechtsakt beschlossen, der den Standard zu einer Obergrenze macht. In Kraft ist er noch nicht, und greifen wird die Obergrenze erst für Geschäftsjahre, die ab dem 1. Januar 2027 beginnen. Sie greift außerdem eng: Gebunden ist nur ein Kunde, der selbst berichtspflichtig ist, und auch nur dann, wenn er die Daten für seinen eigenen Nachhaltigkeitsbericht erhebt. Fragt der Einkauf für die Lieferantenbewertung, fragt eine Bank oder ein Rating, gilt die Obergrenze nicht. Die Mail oben fällt also mit einiger Wahrscheinlichkeit gerade nicht darunter.

Was folgt: Inhalt, benötigte Daten, Dauer, interner Aufwand. Zum Schluss der Punkt, der in unseren Projekten meist den Ausschlag gibt, nämlich was so ein Bericht in einer EcoVadis-Einreichung wirklich wert ist.

Redaktionsstand dieses Textes ist der 11. August 2026. Zwei Bausteine sind zu diesem Zeitpunkt noch nicht endgültig: Der delegierte Rechtsakt zum Voluntary Standard ist beschlossen, aber weder im Amtsblatt veröffentlicht noch in Kraft, und die Omnibus-Richtlinie ist in Deutschland noch nicht in nationales Recht umgesetzt.

Der rechtliche Stand

EFRAG hat den VSME im Dezember 2024 an die Kommission übergeben. Am 30. Juli 2025 hat die Kommission ihn mit der Empfehlung (EU) 2025/1710 ausdrücklich empfohlen, veröffentlicht im Amtsblatt am 5. August 2025. Eine Empfehlung ist kein geltendes Recht. Sie ist ein starkes Signal an den Markt.

Dann kam Omnibus I. Die Richtlinie (EU) 2026/470 vom 24. Februar 2026 schneidet den Pflichtkreis der CSRD auf Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten und über 450 Millionen Euro Umsatz zu. Umgesetzt ist das in Deutschland noch nicht: Die Frist für die Mitgliedstaaten läuft bis zum 19. März 2027, das CSRD-Umsetzungsgesetz steckt weiter im Verfahren. Bis dahin bleibt für deutsche Unternehmen das HGB in seiner heutigen Fassung maßgeblich.

Im selben Zug kam der sogenannte Value Chain Cap: Berichtspflichtige Unternehmen dürfen von Lieferanten mit höchstens 1.000 Beschäftigten nicht mehr Nachhaltigkeitsinformationen verlangen, als der freiwillige Standard vorsieht. Welche Datenpunkte das genau sind, listet erst der delegierte Rechtsakt vom 3. Juli 2026 in seinem Anhang II auf. Fragen dürfen Kunden trotzdem, sie müssen dann aber kenntlich machen, welche Angaben über die Obergrenze hinausgehen, und auf das gesetzliche Verweigerungsrecht hinweisen. Auch dieses Recht entsteht für Sie erst mit der nationalen Umsetzung. Und die Obergrenze gilt nur für Daten, die der Kunde für seine eigene Nachhaltigkeitsberichterstattung braucht. Anfragen für Lieferantenbewertung, Rating, Kreditvergabe oder Sorgfaltspflichten bleiben davon unberührt.

Am 3. Juli 2026 hat die Kommission dazu den delegierten Rechtsakt C(2026) 5011 beschlossen, den Voluntary Standard (VS). Inhaltlich bleibt fast alles beim VSME, die Änderungen wurden laut Begründung bewusst minimal gehalten und dienen vor allem der Angleichung an die überarbeiteten ESRS. Bevor der Rechtsakt im Amtsblatt erscheinen und in Kraft treten kann, haben Parlament und Rat zwei Monate Zeit für einen Einspruch, verlängerbar um zwei weitere Monate. Diese Frist läuft seit dem 3. Juli 2026. Prüfen Sie vor einer Entscheidung den aktuellen Verfahrensstand. Die Obergrenze greift für Geschäftsjahre ab dem 1. Januar 2027, die Empfehlung von 2025 verliert ihre Wirkung erst mit Inkrafttreten der Verordnung.

Praktisch heißt das: Wer jetzt anfängt, arbeitet mit dem VSME und wird später kaum etwas umbauen müssen. Welche der drei Größen für Sie überhaupt gilt, ordnen wir in EcoVadis, CSRD oder VSME ein.

Basismodul: B1 bis B11

Das Basismodul ist Pflichtteil jedes Berichts nach dem Standard. Elf Angaben, in denen die IHKs beim VSME 51 einzelne Datenpunkte gezählt haben. Im VS sind es etwas weniger, weil die Kommission bei der Angleichung an die ESRS gekürzt hat; eine offizielle Gesamtzahl nennt der Rechtsakt nicht.

• B1 Grundlagen der Erstellung. Welches Modul Sie gewählt haben, Einzel- oder Konzernbericht, dazu Rechtsform, NACE-Code, Bilanzsumme, Umsatz, Mitarbeiterzahl, Land der Haupttätigkeit und Geolokation der Standorte. Bestehende Zertifikate und Labels nennen Sie hier ebenfalls.
• B2 Praktiken, Richtlinien und geplante Initiativen. Der größte Textteil des Basismoduls. Kleinere Fließtextstellen stecken auch in B1 (kurze Beschreibung vorhandener Zertifikate und Labels) und in B7 (ob und wie Sie Prinzipien der Kreislaufwirtschaft anwenden).
• B3 Energie und Treibhausgase. Gesamtenergieverbrauch in MWh, Scope 1 und standortbezogener Scope 2 in Tonnen CO2-Äquivalent, methodisch am GHG Protocol orientiert.
• B4 Schadstoffe. Nur das, was Sie ohnehin an Behörden melden müssen oder freiwillig über ein Umweltmanagementsystem berichten. Für viele Betriebe eine leere Zeile.
• B5 Biodiversität. Greift nur bei Standorten in oder nahe einem biodiversitätssensiblen Gebiet, etwa Natura 2000.
• B6 Wasser. Wasserentnahme insgesamt, bei wasserintensiven Prozessen zusätzlich der Wasserverbrauch und, gesondert ausgewiesen, die an Standorten in Gebieten mit Wasserstress verbrauchte Menge.
• B7 Kreislaufwirtschaft und Abfall. Abfallmenge getrennt nach gefährlich und ungefährlich, Recyclingquote, bei materialintensiven Branchen der jährliche Massenstrom.
• B8 bis B10 Belegschaft. Kopfzahlen nach Vertragsart und Geschlecht, Arbeitsunfälle und Todesfälle, Mindestlohnkonformität, Anteil tarifgebundener Beschäftigter, durchschnittliche Weiterbildungsstunden je Person.
• B11 Korruption und Bestechung. Nur bei Verurteilungen und Bußgeldern im Berichtszeitraum.

Zwei Dinge nehmen Druck raus. Für einen Teil der Datenpunkte gilt das Prinzip „falls zutreffend”: Wo der Standard eine Angabe ausdrücklich an besondere Umstände knüpft, dürfen Sie sie weglassen, sie gilt dann als nicht einschlägig, und begründen müssen Sie das nicht. Für alle übrigen Datenpunkte gilt das nicht, ein Modul muss vollständig erfüllt werden. Wer B3, B6 oder B7 überspringt, weil ihm das Thema im eigenen Betrieb klein vorkommt, hat keinen Bericht mehr, der in Übereinstimmung mit dem Standard steht, und genau an dieser Formulierung hängt später die Anerkennung bei EcoVadis. Wer Angaben aus Vertraulichkeitsgründen auslässt, muss das unter B1 nennen. Der zweite Punkt ist einfacher: Im VS hat die Kommission mehrere der aufwendigeren Umweltangaben für Unternehmen mit höchstens zehn Beschäftigten auf freiwillig gestellt.

Umfassendes Modul: C1 bis C9

Neun weitere Angaben, im VSME rund 42 Datenpunkte. Das Basismodul ist Voraussetzung, das umfassende Modul kommt obendrauf. Adressiert sind Banken, Investoren und Großkunden: Geschäftsmodell und Märkte (C1), Beschreibung der Richtlinien und Ziele (C2), Reduktionsziele und Transformationsplan (C3), Klimarisiken (C4), Fluktuation und Führungsquote (C5), Menschenrechtsrichtlinien und Beschwerdemechanismus (C6), bestätigte Vorfälle (C7), Umsätze aus kritischen Aktivitäten wie Tabak oder fossilen Energieträgern (C8) und Geschlechterverhältnis im Leitungsgremium (C9).

Zwei davon sind an Bedingungen geknüpft. C3 greift nur, wenn Sie bereits Reduktionsziele gesetzt haben, C4 nur, wenn Sie Klimarisiken identifiziert haben. Wer beides nicht hat, muss dafür nichts aufsetzen und berichtet trotzdem modulkonform.

Scope 3 steht bewusst nicht als Pflichtangabe im Standard. Der Text nennt Fertigung, Agrar- und Lebensmittelwirtschaft, Bau und Verpackung als Branchen, in denen eine Quantifizierung sinnvoll ist, und verweist auf die 15 Kategorien des GHG Protocol. Was das für Sie bedeutet, haben wir in CO2-Nachweis: CCF, PCF, LCA, EPD getrennt aufgeschrieben.

Welche Positionen die Obergrenze aus Anhang II genau umfasst, steht schwarz auf weiß im Rechtsakt: 23 Stück. Für Unternehmen mit höchstens zehn Beschäftigten sind es neun.

Welche Daten Sie tatsächlich zusammentragen müssen

Die Datenerhebung unterschätzen fast alle. Nicht wegen der Menge, sondern weil die Zahlen in vier verschiedenen Köpfen und Systemen liegen.

Aus der Buchhaltung kommen Umsatz, Bilanzsumme, Energie- und Wasserabrechnungen, Abfallentsorgungsrechnungen und Kraftstoffbelege. Die Personalabteilung liefert Kopfzahlen nach Vertragsart und Geschlecht, Tarifbindung, Schulungsstunden und die Unfallstatistik, meist über die Meldungen an die Berufsgenossenschaft. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit hat die Unfallzahlen ohnehin. Alles Qualitative, also Richtlinien, Ziele und geplante Maßnahmen, kommt aus der Geschäftsführung.

Der Engpass liegt fast immer bei Energie und Abfall. Wärmeverbrauch in Mietobjekten ohne eigenen Zähler, Kraftstoff aus Tankkarten, die keiner je ausgewertet hat, Abfallmengen, die die Entsorgungsfirma zwar hat, aber nicht automatisch schickt. Das ist Sucharbeit, keine Denkarbeit. Planen Sie sie trotzdem als eigenen Block ein.

EFRAG stellt für die Eingabe ein kostenloses Excel-Template bereit, aktuell Version 1.3.0 von Juni 2026, mit automatischen Summen, einem Umrechner von Brennstoffen in MWh und XBRL-Export. Es ersetzt kein Datenmanagement. Es ersetzt die Frage nach der Gliederung.

Dauer und interner Aufwand, mit Zahlen

Die von EFRAG beauftragte Kosten-Nutzen-Analyse (Syntesia und Prometeia, November 2024) hat das durchgerechnet, gestützt auf Interviews und den EFRAG-Feldtest. Für ein Unternehmen unter 20 Beschäftigten liegt das Basismodul im ersten Jahr bei rund 4.000 Euro Gesamtkosten, entstanden aus etwa 15 Tagen interner Arbeit plus begrenzter Unterstützung durch Steuerberatung oder Plattform. Mit umfassendem Modul werden daraus rund 9.000 Euro im ersten Jahr, in den Folgejahren nennt die Analyse 4.500 bis 4.800 Euro.

Ab 20 Beschäftigten liegt das Basismodul im ersten Jahr bei 7.500 bis 12.800 Euro, mit umfassendem Modul bei etwa 20.000 Euro. Wer das Basismodul komplett im Haus macht, sollte mit 25 Tagen Sachbearbeitung und 15 Tagen einer erfahrenen Fachkraft rechnen. Für das umfassende Modul weist die Analyse keine eigene Tagesangabe aus, sondern nur einen Kostenaufschlag. Ab dem zweiten Jahr halbiert sich der Aufwand ungefähr, weil die Datenwege dann stehen.

Zur Kalenderzeit: Die Analyse nennt keine Projektlaufzeit. In unseren Projekten sind sechs bis zehn Wochen realistisch, wenn intern jemand benannt ist. Der größte Block darin ist Warten auf Zulieferungen, nicht Schreiben. Eine Prüfung durch Dritte verlangt der Standard ausdrücklich nicht, der Rechtsakt hält in Erwägungsgrund 5 fest, dass Anwender keine Prüfung einholen müssen.

Was der Bericht in der EcoVadis-Einreichung wert ist

Hier lohnt eine saubere Trennung. EcoVadis ist ein Rating, keine Zertifizierung nach einer Norm. Bewertet wird ausschließlich, was Sie an belegbaren Dokumenten hochladen und was zur jeweiligen Frage passt. Ein VSME-Bericht ist kein Freifahrtschein, er ist ein Beleg, und zwar ein ungewöhnlich brauchbarer.

Drei Gründe. Erstens erfüllt er die formalen Anforderungen an Nachweise: datiert, mit Firmenname, aus einem regulären Prozess entstanden und nicht für den Fragebogen gebastelt. Daran scheitern viele Uploads. Zweitens bündelt er Richtlinien, Kennzahlen und Ziele in einem Dokument. EcoVadis begrenzt die Zahl neuer Belege je Bewertung auf 55, und Kennzahlendokumente dürfen in der Regel nicht älter als zwei Jahre sein, Richtlinien und Maßnahmen bis zu acht. Ein aktueller Bericht deckt damit mehrere Fragen auf einmal ab, statt fünf Einzeldateien zu verbrauchen. Drittens überschneidet sich der VSME inhaltlich stark mit drei der vier EcoVadis-Themenfelder: Umwelt, Arbeit und Menschenrechte sowie Ethik.

Für Nachhaltige Beschaffung liefert er nur dünne Belege: Einen Lieferantenkodex, eine Lieferantenbewertung oder Lieferantenaudits verlangt der Standard nicht. Er streift die Lieferkette aber, etwa bei der Beschreibung der wesentlichen Geschäftsbeziehungen (C1), bei der Frage, ob Richtlinien auch Lieferanten und Kunden umfassen (C2), und bei bestätigten Vorfällen mit Beschäftigten in der Wertschöpfungskette (C7). Die formale Anerkennung über GEN600 wirkt nach Angaben spezialisierter Beratungen ohnehin auf alle vier Themenfelder. Die eigentlichen Beschaffungsnachweise reichen Sie trotzdem separat ein.

Dazu kommt die formale Anerkennung. Seit einem Methodik-Update im Oktober 2025 führt EcoVadis den VSME in der Frage zur Berichtsausrichtung (GEN600) als anerkannten Standard. Auf ein Detail kommt es dabei an, und es kostet regelmäßig Punkte: Ein Bericht in Übereinstimmung mit dem Standard zählt, ein Bericht in Anlehnung an den Standard nicht. Ein offizielles Punkteschema veröffentlicht EcoVadis nicht; spezialisierte Beratungen berichten von unterschiedlicher Gutschrift für Basismodul allein und beide Module zusammen.

Was der Bericht nicht leistet: Er füllt den Fragebogen nicht aus. Die Zuordnung von Berichtsinhalt zu Frage und Belegposition bleibt Handarbeit, und genau dort entstehen die teuersten Fehler. Wie sich Bericht, CO2-Bilanz und Rating eine Datenbasis teilen, zeigen wir in einem eigenen Artikel; wie wir die Einreichung selbst steuern, steht auf der Leistungsseite.

Reihenfolge, wenn beides ansteht

Fordert ein Kunde konkret EcoVadis mit Frist, hat das Rating Vorrang, denn daran hängt ein Auftrag. Der Bericht kommt danach und speist die nächste Bewertung. Fragt dagegen eine Bank oder ein berichtspflichtiger Kunde nach Daten für seinen eigenen Bericht, drehen Sie es um. In beiden Fällen lohnt es sich, die Datenerhebung nur einmal aufzusetzen und beides daraus zu bedienen.

So klären Sie in 15 Minuten, was bei Ihnen ansteht

Wenn eine Frist im Postfach liegt, ist die schnellste Klärung ein Gespräch. Im 15-minütigen Erstgespräch ordnen wir ein, ob bei Ihnen der Bericht, das Rating oder beides ansteht, welche Daten Sie schon haben und wo der Engpass sitzt. Wollen Sie es lieber schriftlich, liefert der Potenzialcheck eine Ersteinschätzung zu Ihrer EcoVadis-Situation.