„Wir haben noch zwei Monate.” Dieser Satz ist der häufigste Grund, warum EcoVadis-Projekte im Mittelstand in Hektik enden. Nicht weil zwei Monate grundsätzlich zu wenig wären, sondern weil damit fast immer die falsche Frist gemeint ist.
Die drei Zeitblöcke, die zusammenkommen
Zwischen der Aufforderung Ihres Kunden und einer fertigen Scorecard liegen drei Abschnitte, die sich addieren:
- Vorbereitung. Nachweise zusammentragen, Lücken schließen, Dokumente in einreichbare Form bringen. Das ist der mit Abstand größte und am stärksten unterschätzte Block.
- Einreichung. Den Fragebogen ausfüllen und die Belege korrekt zuordnen. Wenn die Vorbereitung sauber war, geht dieser Teil vergleichsweise schnell.
- Bewertung durch EcoVadis. Nach vollständiger Einreichung prüft EcoVadis die Nachweise und erstellt die Scorecard. Das dauert mehrere Wochen und liegt vollständig außerhalb Ihres Einflusses.
In Summe sind das erfahrungsgemäß rund zwölf Wochen von der ersten Aufforderung bis zum belastbaren Ergebnis.
Warum „noch zwei Monate” trügt
Der Denkfehler steckt im Bezugspunkt. Die meisten rechnen bis zum Einreichungsdatum. Ihr Kunde meint aber fast immer das Ergebnis: Er will eine Scorecard oder eine Medaille sehen, nicht die Bestätigung, dass Sie etwas hochgeladen haben.
Rechnen Sie deshalb rückwärts: vom geforderten Ergebnisdatum die Bewertungsdauer abziehen, dann die Zeit für die Einreichung, und was übrig bleibt, ist Ihr echtes Zeitfenster für die Vorbereitung. Häufig ist das deutlich weniger, als der Kalender zunächst suggeriert.
Was die Vorbereitung wirklich in die Länge zieht
Nicht das Formular kostet Zeit, sondern die Beweisführung. Konkret sind es fast immer dieselben drei Dinge:
- Verstreute Nachweise. Richtlinien liegen bei der Geschäftsführung, Schulungsnachweise in der Personalabteilung, Kennzahlen im Controlling. Das Zusammenführen dauert länger als das Ausfüllen.
- Gelebte, aber undokumentierte Praxis. Sie tun das Richtige, es steht nur nirgends prüffest. Das ist gleichzeitig die größte Punktreserve, wie EcoVadis-Score verbessern zeigt.
- Abstimmungsschleifen. Wer im Haus gibt frei? Diese Frage kostet regelmäßig ein bis zwei Wochen, wenn sie erst spät gestellt wird.
Wer diese drei Punkte am Anfang klärt statt am Ende, gewinnt den größten Teil der scheinbar fehlenden Zeit zurück.
Wenn die Frist zu knapp ist
Das kommt vor, und es ist kein Grund zur Panik. Zwei Wege haben sich bewährt:
Reden Sie mit dem Kunden. Eine sachliche Rückmeldung mit einem realistischen Termin ist in der Praxis meist erfolgreich. Einkäufer kennen die Bewertungsdauer und bevorzugen eine belastbare Zusage gegenüber einem gerissenen Termin.
Priorisieren Sie statt zu streuen. Wenn die Zeit knapp bleibt, konzentrieren Sie sich auf die Themenfelder mit dem größten Gewicht in Ihrer Branche und auf die Nachweise, die Sie ohne Neuaufbau belegen können. Eine fokussierte Einreichung schlägt eine breite, aber dünne. Wie stark die Gewichte auseinandergehen, zeigt EcoVadis nach Branche.
Was Sie dagegen vermeiden sollten: unbelegte Angaben, nur um Felder zu füllen. Das rächt sich bei der Prüfung und beschädigt die Glaubwürdigkeit der ganzen Scorecard.
Nach der ersten Bewertung hört es nicht auf
Die Scorecard ist eine Momentaufnahme mit begrenzter Haltbarkeit. Bewertungen werden regelmäßig erneuert, und die Medaillen-Schwellen sind an Perzentile gekoppelt: Weil das Durchschnittsniveau steigt, reicht dieselbe Punktzahl im Folgejahr oft nicht mehr für dieselbe Medaille.
Praktisch heißt das: Planen Sie das Reassessment bewusst ein und arbeiten Sie die Verbesserungsvorschläge aus der Scorecard über das Jahr ab, statt kurz vor dem nächsten Stichtag wieder von vorn anzufangen. Genau so gelingt der Sprung von Bronze auf Silber.
In einem Satz
Nicht die Bewertung ist der Engpass, sondern die Vorbereitung davor, und der teuerste Fehler ist, vom Einreichungs- statt vom Ergebnisdatum rückwärts zu rechnen.
Sie wollen wissen, ob Ihre Frist realistisch ist? Der EcoVadis-Potenzialcheck ordnet Ihre Lage in 2 Werktagen schriftlich ein. Wenn es schneller gehen soll, sagen wir Ihnen in der kostenlosen Erstberatung in 15 Minuten ehrlich, was bis wann machbar ist, und unsere EcoVadis-Beratung für den Mittelstand übernimmt die Vorbereitung, wenn die Zeit im Haus fehlt.
Geschrieben von
Sophia Wagner
Consulting & Operations
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine EcoVadis-Bewertung?
Rechnen Sie von der Aufforderung Ihres Kunden bis zur fertigen Scorecard mit rund zwölf Wochen. Davon entfällt der größte Teil auf die Vorbereitung der Nachweise. Die Bewertung durch EcoVadis selbst dauert nach vollständiger Einreichung mehrere Wochen.
Wann sollte ich mit der Vorbereitung anfangen?
Sobald die Aufforderung da ist. Rechnen Sie rückwärts vom Datum, an dem Ihr Kunde das Ergebnis sehen will, nicht vom Einreichungsdatum. Wer diese beiden Termine verwechselt, verliert die gesamte Bewertungsdauer als Puffer.
Was tun, wenn die Frist zu knapp ist?
Melden Sie sich sachlich beim Kunden und nennen Sie einen realistischen Termin. Eine begründete Verschiebung ist in der Praxis meist möglich und allemal besser als eine hastige Einreichung, die zu einem Ergebnis unter Ihrem tatsächlichen Niveau führt.
Wie oft muss die Bewertung wiederholt werden?
EcoVadis-Bewertungen werden regelmäßig erneuert, üblicherweise im Jahresrhythmus. Weil die Medaillen-Schwellen an Perzentile gekoppelt sind und das Durchschnittsniveau steigt, bedeutet Stillstand langfristig ein Abrutschen. Planen Sie das Reassessment bewusst statt es verstreichen zu lassen.
