Großkunde fordert EcoVadis? Die ersten 5 Schritte

Die Aufforderung kommt meist per E-Mail, oft mit Frist: „Bitte registrieren Sie sich bis [Datum] bei EcoVadis und reichen Sie eine Bewertung ein.” Für viele Mittelständler ist das der erste Kontakt mit dem Thema, und der erste Impuls ist Stress. Muss er nicht sein. Diese fünf Schritte bringen Sie geordnet von der Aufforderung zur Einreichung.

Schritt 1: Die Anforderung genau lesen

Bevor Sie irgendetwas tun: Was genau verlangt der Kunde? Drei Dinge entscheiden über den Aufwand:

• Nur eine Bewertung oder eine konkrete Punktzahl/Medaille (z. B. „mindestens Bronze”)?
• Bis wann, und meint die Frist die Einreichung oder das fertige Ergebnis (die Bewertung selbst dauert nach Einreichung mehrere Wochen)?
• Geht es um EcoVadis oder nur um einen allgemeinen Nachhaltigkeitsnachweis, den der Kunde mit EcoVadis verwechselt?

Diese Klärung verhindert, dass Sie auf ein zu hohes oder zu niedriges Ziel hinarbeiten.

Schritt 2: Realistisch die Frist einschätzen

Der häufigste Irrtum: „Ich habe noch zwei Monate.” Tatsächlich besteht die Zeit aus Vorbereitung + Einreichung + Bewertungsdauer durch EcoVadis (typischerweise mehrere Wochen nach vollständiger Einreichung). Rechnen Sie rückwärts vom geforderten Ergebnis-Datum, nicht vom Einreichungs-Datum. Ist die Frist sehr knapp, lohnt eine kurze, sachliche Rückmeldung an den Kunden: eine realistische Terminverschiebung ist oft möglich und allemal besser als eine überhastete, schwache Einreichung.

Schritt 3: Den Status quo ehrlich erheben

EcoVadis bewertet vier Themenfelder (Umwelt, Arbeit & Menschenrechte, Ethik, nachhaltige Beschaffung), und zwar ausschließlich anhand belegbarer Nachweise. Gehen Sie die Felder einmal durch und sortieren Sie, was Sie haben:

• Vorhanden und dokumentiert (Richtlinien, Zertifikate, Kennzahlen) → direkt nutzbar.
• Gelebt, aber nicht dokumentiert → die größte Punktreserve, hier liegt meist der Hebel.
• Echte Lücke → bewusst entscheiden, ob jetzt oder im nächsten Zyklus.

Das ist im Kern eine Standortbestimmung: genau das, was unser EcoVadis-Potenzialcheck in wenigen Minuten anstößt.

Schritt 4: Nachweise strukturieren statt neu erfinden

Jetzt die Substanz aus Schritt 3 in einreichbare Form bringen: Richtlinie → umgesetzte Maßnahme → Kennzahl. Gut geführte Mittelständler müssen dafür selten etwas Neues schaffen; sie müssen das Bestehende sichtbar und prüffest machen. Behaupten Sie nichts, was Sie nicht belegen können: EcoVadis prüft die eingereichten Nachweise, und fehlende Belege kosten mehr als eine ehrliche Lücke.

Schritt 5: Einreichen und den Verbesserungspfad gleich mitdenken

Nach der Einreichung dauert die Bewertung einige Wochen. Das Ergebnis enthält eine Scorecard mit konkreten Verbesserungsvorschlägen. Planen Sie diesen Verbesserungspfad von Anfang an mit: Die erste Bewertung ist die Basis, nicht das Ende. So wird aus der lästigen Kundenanforderung ein Pfund, mit dem Sie aktiv werben können.

Ruhig bleiben: das ist machbar

Eine EcoVadis-Aufforderung ist kein Notfall, sondern ein Projekt mit klaren Schritten. Wer den Status sauber erhebt und vorhandene Substanz richtig darstellt, erreicht häufig schon in der ersten Einreichung ein gutes Ergebnis.

Wenn die Frist drückt oder Sie nicht allein durch wollen: Unsere EcoVadis-Beratung für den Mittelstand übernimmt auf Wunsch den ganzen Weg von der Aufforderung bis zur Einreichung. In der kostenlosen Erstberatung sagen wir Ihnen in 15 Minuten ehrlich, was bis wann realistisch ist.